Nhận bàn giao website: danh sách cần kiểm và lịch bảo trì 12 tháng

Ngày nhận bàn giao website không phải là điểm kết thúc của dự án. Đây là thời điểm quan trọng nhất để bạn kiểm tra kỹ trước khi ký nghiệm thu, tránh rắc rối về sau. Nhiều doanh nghiệp nhận website xong mới phát hiện thiếu tài khoản quản trị, chưa có bản sao lưu, hoặc không biết bao giờ cần bảo trì định kỳ. Bài viết này cung cấp checklist đầy đủ và lịch bảo trì 12 tháng để bạn chủ động quản lý website sau khi nhận bàn giao.

Trước khi ký nghiệm thu

Đừng ký biên bản nghiệm thu trước khi kiểm tra xong các hạng mục dưới đây. Một khi đã ký, bạn xác nhận đã nhận đủ, và các yêu cầu chỉnh sửa về sau sẽ phát sinh thêm chi phí theo hợp đồng bảo trì.

• Tất cả các trang trong hợp đồng đã có nội dung thực tế và hiển thị đúng trên cả máy tính lẫn điện thoại.
• Biểu mẫu liên hệ, form đặt hàng hoặc form đăng ký hoạt động được và gửi thông báo về email đúng địa chỉ.
• Tốc độ tải trang trên điện thoại dưới 4 giây, kiểm tra bằng công cụ PageSpeed Insights của Google, nhập địa chỉ website vào là có kết quả ngay.
• Tên miền đang trỏ đúng về máy chủ của bạn, không còn trỏ về máy chủ tạm của đơn vị thiết kế.
• Chứng chỉ SSL (địa chỉ bắt đầu bằng https://) đã cài và không báo lỗi bảo mật khi mở trên Chrome.
• Google Analytics và Google Search Console đã được thiết lập, đang ghi nhận dữ liệu, và bạn đã được cấp quyền quản trị.

Nếu phát hiện lỗi, ghi rõ từng hạng mục vào biên bản và yêu cầu sửa trước khi ký. Tham khảo thêm quy trình thiết kế website tối ưu để hiểu từng bước từ khi bắt đầu đến khi bàn giao.

Danh sách tài khoản cần nhận

Đây là phần nhiều người bỏ qua và hối hận nhất về sau. Khi nhận bàn giao, bạn cần có đủ các thông tin đăng nhập sau, lưu vào nơi an toàn, tốt nhất là phần mềm quản lý mật khẩu hoặc tài liệu nội bộ có kiểm soát truy cập, không phải ghi vào giấy hay chat Zalo.

• Tài khoản quản trị website: tên đăng nhập, mật khẩu và địa chỉ trang quản trị (ví dụ tênweb.com/wp-admin).
• Tài khoản hosting: địa chỉ cPanel hoặc trang quản lý hosting, tên đăng nhập, mật khẩu.
• Tài khoản tên miền: tên nhà cung cấp, tên đăng nhập, mật khẩu. Quan trọng: kiểm tra xem tên miền đang đứng tên ai. Nếu không phải tên công ty bạn, yêu cầu chuyển về đúng chủ sở hữu trước khi ký nghiệm thu.
• Tài khoản email theo tên miền (nếu có): địa chỉ email, mật khẩu, cài đặt SMTP để gửi email từ phần mềm khác.
• Tài khoản FTP/SFTP (nếu cần truy cập file trực tiếp trên máy chủ): host, tên đăng nhập, mật khẩu.
• Quyền quản trị Google Analytics và Google Search Console: đăng nhập vào hai công cụ này, xác nhận bạn là chủ sở hữu hoặc quản trị viên, không chỉ người xem.

Ngay sau khi nhận đủ thông tin, đổi mật khẩu tài khoản quản trị website và hosting. Điều này đảm bảo đơn vị thiết kế không còn truy cập được website của bạn sau khi kết thúc hợp đồng hỗ trợ.

Kiểm tra trên điện thoại và nhiều trình duyệt

Phần lớn khách hàng tìm kiếm dịch vụ qua điện thoại, nên website hiển thị tốt trên di động là yêu cầu không thể thiếu. Hãy mở website trực tiếp trên điện thoại của bạn, không phải chỉ nhìn trên màn hình máy tính thu nhỏ lại.

Các điểm cần kiểm tra khi dùng điện thoại:

• Menu điều hướng mở được, các nút đủ lớn để bấm bằng ngón tay mà không bấm nhầm sang mục bên cạnh.
• Hình ảnh hiển thị đúng tỷ lệ, không bị cắt hoặc tràn ra ngoài rìa màn hình.
• Chữ đủ lớn để đọc mà không cần phóng to, thường ít nhất 16px cho đoạn văn chính.
• Biểu mẫu nhập liệu: bàn phím số tự động mở khi điền số điện thoại, bàn phím email mở khi điền địa chỉ email.
• Nút gọi điện click-to-call hoạt động đúng khi bấm vào số điện thoại.
• Trang tải xong trong vòng 4 giây trên mạng 4G bình thường.

Ngoài điện thoại, kiểm tra thêm trên Chrome, Firefox và Safari trên máy tính để đảm bảo không có lỗi hiển thị do trình duyệt. Đặc biệt chú ý Safari vì trình duyệt này trên iPhone có một số khác biệt về CSS so với Chrome.

Kiểm tra SEO cơ bản

Đơn vị thiết kế có trách nhiệm thiết lập các yếu tố SEO kỹ thuật cơ bản trước khi bàn giao. Dưới đây là những gì bạn có thể tự kiểm tra mà không cần kiến thức chuyên sâu:

• Thẻ tiêu đề và mô tả: mở từng trang chính, nhấn Ctrl+U (hoặc Cmd+U trên Mac) để xem mã nguồn, tìm thẻ title và meta name description. Mỗi trang nên có nội dung riêng, không trùng nhau và không để trống.
• Sitemap.xml: truy cập địa chỉ tênweb.com/sitemap.xml. File này cần tồn tại và liệt kê các trang chính của website để Google có thể tìm thấy.
• Robots.txt: truy cập tênweb.com/robots.txt. Xác nhận không có dòng Disallow: / vì dòng này sẽ chặn toàn bộ website không cho Google lập chỉ mục.
• Google Search Console: đăng nhập, xem sitemap đã được gửi chưa và có lỗi crawl nào không. Nếu chưa gửi sitemap, yêu cầu đơn vị thiết kế bổ sung.
• Google Analytics: mở trang Realtime trong Analytics sau khi bạn vừa truy cập website, xác nhận phiên truy cập của bạn được ghi nhận.

Nếu bạn đã chọn đơn vị thiết kế website uy tín, các bước trên thường đã được hoàn thiện trong quy trình bàn giao tiêu chuẩn. Nếu chưa, yêu cầu bổ sung trước khi ký nghiệm thu, không sau.

Bản sao lưu đầu tiên sau bàn giao

Ngay sau khi nhận bàn giao và đổi mật khẩu, hãy tạo bản sao lưu đầy đủ. Đây là phiên bản sạch nhất của website, trước khi bất kỳ chỉnh sửa nào diễn ra về sau.

Bản sao lưu cần gồm hai phần: cơ sở dữ liệu (nội dung bài viết, cài đặt hệ thống) và toàn bộ file của website (hình ảnh, mã nguồn, giao diện). Một số cách thực hiện:

• Dùng chức năng sao lưu tích hợp trong trang quản trị website nếu nền tảng hỗ trợ.
• Dùng chức năng sao lưu trong cPanel của hosting, thường có mục Backup hoặc Backup Wizard.
• Nhờ đơn vị cung cấp hosting tạo bản snapshot toàn bộ máy chủ.

Điều quan trọng là lưu bản sao lưu này ra ngoài hosting, ví dụ Google Drive, OneDrive hoặc ổ cứng ngoài. Nếu máy chủ gặp sự cố, bản sao lưu chỉ nằm trên cùng máy chủ sẽ mất theo. Dịch vụ domain và hosting của Biển Vàng hỗ trợ sao lưu định kỳ tự động với lưu trữ ngoại vi, giúp bạn không phải lo vấn đề này thủ công.

Lịch bảo trì 12 tháng

Website không phải thiết lập xong là chạy mãi ổn định. Cập nhật và kiểm tra định kỳ giúp website an toàn, nhanh và hoạt động đúng. Dưới đây là lịch bảo trì tối thiểu theo từng mốc thời gian.

Việc cần làm hàng tháng:

• Cập nhật plugin, theme và phần mềm nền (WordPress hoặc nền tảng tương đương) lên phiên bản mới nhất để vá lỗ hổng bảo mật. Phần lớn các vụ hack website xảy ra do phần mềm lỗi thời.
• Kiểm tra website hoạt động bình thường bằng cách mở vài trang ngẫu nhiên và thử gửi form liên hệ.
• Xác nhận tính năng sao lưu tự động đang hoạt động, định kỳ tải về một bản để kiểm tra có khôi phục được không.
• Xem Google Analytics: lưu lượng truy cập có giảm bất thường không, trang nào đang nhận nhiều hoặc ít truy cập nhất.

Việc cần làm hàng quý:

• Kiểm tra tốc độ tải trang bằng PageSpeed Insights, đặc biệt trên thiết bị di động.
• Rà soát các liên kết bị lỗi 404 trong Google Search Console và sửa hoặc chuyển hướng.
• Cập nhật nội dung đã lỗi thời: giờ làm việc, sản phẩm không còn cung cấp, thông tin liên hệ đã thay đổi.
• Kiểm tra chứng chỉ SSL: ngày hết hạn còn ít nhất 60 ngày. Chứng chỉ hết hạn khiến website bị trình duyệt cảnh báo nguy hiểm, làm mất khách ngay lập tức.

Việc cần làm hàng năm:

• Gia hạn tên miền trước ít nhất 30 ngày. Để tên miền hết hạn có thể khiến người khác đăng ký mất tên miền của bạn.
• Gia hạn gói hosting và kiểm tra dung lượng lưu trữ còn đủ cho năm tiếp theo.
• Đánh giá toàn bộ nội dung website, cập nhật hoặc viết mới các bài đã cũ hoặc không còn phù hợp.
• Cân nhắc nâng cấp giao diện nếu website đã sử dụng hơn 3 năm và trông lỗi thời so với xu hướng hiện tại.

Khi đơn vị hỗ trợ ngừng dịch vụ

Nếu đơn vị thiết kế ngừng hoạt động hoặc bạn muốn chuyển sang nhà cung cấp khác, sự chuẩn bị từ trước sẽ giúp việc chuyển giao diễn ra nhanh gọn mà không mất website. Hãy đảm bảo bạn luôn có đủ các thông tin sau, được cập nhật mỗi khi có thay đổi:

• Toàn bộ thông tin tài khoản đã liệt kê ở phần trên.
• Bản sao lưu gần nhất, tốt nhất không quá 30 ngày.
• Danh sách các tùy chỉnh đặc biệt: plugin đã mua bản quyền riêng, mã nguồn do đơn vị viết riêng, tích hợp với dịch vụ bên thứ ba.
• Thông tin hosting và tên miền: nhà cung cấp, ngày hết hạn, gói dịch vụ đang dùng.

Chuyển sang đơn vị mới không nhất thiết phải làm lại website từ đầu nếu bạn có đầy đủ thông tin trên. Biển Vàng có thể tiếp nhận hỗ trợ website hiện có sau khi đánh giá tình trạng kỹ thuật. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể. Tham khảo thêm bảng giá thiết kế website nếu đang cần nâng cấp hoặc thiết kế lại website.

Liên hệ Biển Vàng

• Đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Công nghệ Biển Vàng (thương hiệu Biển Vàng)
• Hotline: 0901 541 149
• Zalo: https://zalo.me/0901541149
• Email: info@thanhsangmos.com
• Văn phòng: 11 Trương Gia Mô, Phường Phan Thiết, Lâm Đồng (Bình Thuận)